Stel cookie voorkeur in

AVG

oktober 2018

Informatie AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

 

Innovatieve, digitale systemen bieden interessante mogelijkheden om de kwaliteit van het onderwijs en de interne werkprocessen te verbeteren. Bijvoorbeeld met digitale toetsingsprogramma’s, leerlingvolgsystemen en het gebruik van sociale media & apps.

Maar deze nieuwe mogelijkheden om persoonsgegevens te verwerken brengen ook de verantwoordelijkheid met zich mee om dat zorgvuldig en veilig te doen.

Op 25 mei 2018 is de AVG van kracht geworden (Algemene Verordening Gegevensbescherming); een nieuwe privacywet voor de hele Europese Unie. De huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt vanaf dat moment niet meer.

Scholen verwerken persoonsgegevens van ouders en leerlingen. Dat moeten wij doen als scholen omdat we deze gegevens nodig hebben om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Daarvoor zijn een aantal gegevens nodig. Maar wat zijn persoonsgegevens precies? Onder persoonsgegevens valt alle informatie waar u of uw kind aan te herkennen is. Het gaat om informatie, zoals naam, adres en Burgerservicenummer. Deze informatie hebben wij als scholen ook nodig om aan te kunnen tonen dat een leerling geregistreerd is bij ons op school, om de bekostiging te realiseren vanuit de overheid. Het gaat ook om andere informatie, zoals een portretfoto, een leerstoornis of een betaling van de ouderbijdrage. Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken.

De nieuwe privacywet geldt uiteraard dus ook voor Kindcentrum de Kringloop. De nieuwe wet is veelomvattend en de implementatie vraagt tijd. Wij geven prioriteit aan een zorgvuldige invoering en hebben vanuit het bovenschools bestuur een werkgroep Privacy samengesteld. Deze krijgt hulp van een externe organisatie die gespecialiseerd is in deze nieuwe wetgeving.

In de AVG is onder andere het volgende van belang:

  • De school mag gegevens alleen met een specifiek doel verzamelen. Het moet vooraf duidelijk zijn waarvoor de gegevens worden gebruikt en de school vraagt alleen gegevens die belangrijk zijn voor dit doel. Bijvoorbeeld: administratieve gegevens om een leerling te kunnen bepalen, het vastleggen van vorderingen in het kader van het geven van goed onderwijs, of vanwege traktaties door jarige kinderen, is het belangrijk dat de school weet of uw kind een allergie heeft.

 

  • Er is een reden nodig om gegevens te verwerken, een grondslag. Sommige gegevens heeft de school bijvoorbeeld nodig om aan de wet te voldoen, soms is toestemming van ouders nodig en soms zijn gegevens nodig om een overeenkomst of contract uit te voeren.

 

  • De gegevens die de school over u en uw kind bewaart moeten relevant zijn. Dat betekent dat de school zijn taken niet uit kan voeren zonder deze gegevens. Heeft de school de gegevens niet meer nodig? Dan verwijdert de school ze. De school gaat integer om met persoonsgegevens. De gegevens moeten kloppen. Onjuistheden worden gewist of aangepast.

 

  • De gegevens zijn goed beschermd en beveiligd. Dit geldt voor digitale gegevens, maar ook voor papieren gegevens. Ze zijn niet zomaar inzichtelijk voor onbevoegden. Schoolmedewerkers gaan verantwoord om met gegevens. In het geval van een datalek meldt de school dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

  • Er is een functionaris gegevensbescherming. De contactgegevens zijn te vinden op de website van de school. Deze houdt het overzicht op de naleving van de regels en is op de hoogte van alles rondom de privacy op school.

 

  • De school kan laten zien dat zij aan de regels voldoet, de verantwoordingsplicht. Dit betekent ook dat de school kan verantwoorden aan ouders wat zij met de persoonsgegevens heeft gedaan.

De Kringloop heeft al deze bepalingen nog niet volledig ingevoerd. Hoewel de verordening per 25 mei 2018 van kracht is gegaan, is er tot januari 2019 nog ruimte om de AVG in te voeren. Voorwaarde is dat er op 25 mei 2018 een stappenplan is vastgesteld waarin duidelijk is aangegeven wat de komende maanden aangepast dient te worden. Vanuit de bovenschoolse werkgroep privacy is er zo’n stappenplan opgesteld. Dit stelt ons in staat om de nieuwe privacywet stichtingsbreed op een correcte wijze in te voeren en waarmee we kunnen verantwoorden dat we momenteel nog niet aan alle nieuwe geldende regels voldoen, maar dat dit binnen gestelde termijn voor 1 januari 2019 zal zijn gerealiseerd.

Meer informatie over hoe de school omgaat het verwerken van persoonsgegevens kunt u vinden in de privacyverklaring op de website van Delta Scholengroep: https://www.deltascholen.org/Home

Voor meer informatie over deze brief kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Delta Scholengroep: Gerwin Boevink: privacy@deltascholen.org; en telefoonnummer 026 – 7640616